1397/08/01
شرح وظایف کارگروه دفاتر پیشخوان استان

مطابق با تصویب نامه شماره 145601/ت43458هـ مورخ 1388/7/21 هیات محترم وزیران شرح وظایف کارگروه استانی به شرح زیر می باشد:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

ماده 1- دبيرخانه کارگروه استاني به منظور اجراي وظائف ذيل در هر استان تشکيل مي شود:

1-1- انجام مراحل ثبت نام و اخذ مدارک و مستندات مور نياز برابر دستورالعملهاي صادره از سوي سازمان

1-2- رسيدگي به پيشنهادها، اعتراض‌ها و شکايت‌هاي مشتريان، دارندگان پروانه و
دستگاه هاي خدمات دهنده

1-3- ارسال و دريافت مکاتبات کارگروه استاني با وزارت و دستگاه هاي خدمات دهنده و دارندگان پروانه

1-4- جمع آوري اطلاعات و مدارک و مستندات مرتبط با درخواستها، شکايت ها و اعتراضات دريافتي جهت طرح در جلسات کارگروه

1-5- تدوين برنامه زماني و تاريخ تشکيل و دستور کار جلسات کارگروه و ارسال دعوت نامه و هماهنگي با اعضاء کارگروه جهت شرکت درجلسات.

تبصره- جلسات کارگروه استاني حداقل هر يک ماه يکبار برگزار خواهد شد.

1-6- تنظِيم صورتجلسه و ابلاغ تصمِيمات کارگروه به اعضاء و حسب مورد به دستگاه هاي خدمات دهنده و دارندگان پروانه

1-7- پيگيري مفاد صورتجلسه هاي کارگروه تا اخذ نتيجه

ماده 2- تشکل صنفي دفاتر در هر استان نماينده تام الاختيار خود را جهت عضويت در کارگروه استاني و شرکت در جلسات آن به دبيرخانه کارگروه استاني اعلام مي کند.

تبصره- تشکل صنفي دفاتر در هر استان موظف است همزمان با معرفي نماينده نسبت به ارائه مدارک و مستندات قانوني مبني بر احراز صلاحيت اقدام کند.

ماده 3- دبير کارگروه مي تواند از نمايندگان دستگاه هاي خدمات دهنده، دارندگان پروانه، مشاورين، صاحب نظران، مديران و کارشناسان ذيربط براي شرکت در جلسات کارگروه بدون حق راي دعوت نمايد.

ماده 4- دعوت نامه جلسه کارگروه شامل دستور جلسه، محل، زمان و تاريخ برگزاري جلسه به همراه مستندات مربوط به دستور کار تهيه و حداقل 7 روز قبل از تشکيل جلسه براي اعضاي مرتبط با موضوع جلسه ارسال خواهد شد.

ماده 5- هر يک از اعضاي کارگروه در صورت تمايل مي توانند نظرات کتبي خود را در رابطه با دستور جلسات, قبل از تشکيل جلسه به دبيرخانه کارگروه ارائه نمايند تا دبيرخانه نسبت به توزيع آن بين ساير اعضا اقدام نمايد.

ماده 6- تصميمات کارگروه با راي موافق اکثريت اعضا معتبر خواهدبود.

تبصره- راي گيري به طور علني و تنها در صورت تشخيص رئيس کارگروه غير علني انجام
مي شود.

ماده 7- تهيه و تنظيم صورتجلسات کارگروه بر عهده مسئول دبيرخانه بوده و موظف است که ظرف مدت يک هفته پس از تشکيل جلسه، صورتجلسه تنظيم شده را به اعضاء کارگروه و سازمان و حسب مورد به ساير مبادي ذيربط ارسال نمايد.

ماده 8- مذاکرات و مباحث اعضاي کارگروه در جلسات به منظور تکميل سوابق و مستندات در صورت امکان، ضبط شده و در دبيرخانه کارگروه نگهداري مي شود.

ماده 9- کليه مصوبات، ابلاغيه ها، صورتجلسه هاي کارگروه استاني و همچنين مکاتباتي که از سوي کارگروه با سازمان، دستگاه هاي خدمات دهنده، دارندگان پروانه، مشتريان و ساير سازمان هاي دولتي و غيردولتي صورت مي گيرد با امضاي رئيس کارگروه رسميت خواهد داشت.